Information aux voyageurs : la clé d’une expérience fluide en location courte durée

Avant le séjour : rassurer et préparer

Dès la confirmation, envoyez un récap propre : dates, nombre d’hôtes, politique d’annulation et dépôt éventuel. Quelques jours avant l’arrivée, partagez l’adresse précise, un lien Maps, les options stationnement et transports, puis la procédure de check-in (accueil, lockbox ou serrure connectée) avec codes temporaires et photos d’accès. Précisez aussi le contact d’urgence (téléphone/e-mail, horaires) et, si besoin, les éléments légaux : vérification d’identité, taxe de séjour, règles essentielles (animaux, fumeurs, bruit). Le voyageur visualise son arrivée et arrive serein.

Pendant le séjour : accompagner sans surcharger

Dès le jour J, facilitez la prise en main, Wi-Fi (SSID + mot de passe + QR code), guide du logement (chauffage/clim, électroménager, TV, tri des déchets), petites consignes de sécurité (détecteurs, coupe-circuits, numéros utiles) et règles de vie. Ajoutez des recommandations locales à jour (restaurants, commerces, activités, transports) pour créer de la valeur sans multiplier les messages. Un court point proactif quelques heures après l’arrivée  “Tout se passe bien ?”  suffit souvent à désamorcer les micro-irritants.

Après le séjour : clôturer et capitaliser

La veille du départ, rappelez l’heure de check-out et la mini checklist (clé, fenêtres, poubelles, vaisselle). Le lendemain, remerciez, envoyez la facture et proposez de laisser un avis. Un lien vers un bref formulaire interne vous aidera à détecter ce qui a plu (ou non) et à nourrir vos améliorations continues. C’est aussi le bon moment pour proposer un code de réduction pour un prochain séjour.

Les défis côté conciergerie

Informer correctement suppose d’être présent sur tous les canaux (messagerie Airbnb/Booking, e-mail, SMS/WhatsApp) et dans la bonne langue, tout en restant réactif 24/7. À l’échelle de plusieurs logements, la cohérence du ton, la mise à jour des contenus (nouveau code, nouvelle photo d’accès) et la synchronisation du calendrier deviennent vite chronophages. Sans outillage, on multiplie les copier-coller, on oublie des détails… et les mêmes questions reviennent en boucle.

Comment Zenivia simplifie l’information voyageurs

Zenivia est une messagerie IA conçue pour les conciergeries LCD. Elle automatise l’envoi des bonnes informations au bon moment, sur le bon canal et dans la bonne langue.

• Avant l’arrivée : un envoi automatique du récap, des instructions d’accès, des codes et du QR Wi-Fi, avec liens Maps et photos.
• Pendant le séjour : la éponses instantanées aux questions récurrentes (Wi-Fi, équipements, recommandations locales), dans le ton de votre marque.
• Après le séjour : message de remerciement, facture, demande d’avis.

Tout est centralisé (Airbnb, Booking, WhatsApp, e-mail…) dans un tableau de bord unique. L’IA traite la majorité des demandes ; les cas complexes vous sont notifiés pour intervention. Vous gardez le contrôle : en mode semi-auto, vous relisez/validez avant envoi. Résultat : un flux d’information propre, des équipes soulagées et des voyageurs mieux accompagnés.

Conclusion

Une information voyageurs bien pensée, c’est moins de stress à l’arrivée, moins d’appels pendant le séjour et plus d’avis 5★. En standardisant vos contenus et en les automatisant avec Zenivia, vous gagnez en vitesse, en cohérence et en sérénité à l’échelle d’un studio comme d’un parc de 100 logements.