Politique de confidentialité Zenivia

Le site zenivia.tech et le service Zenivia sont exploités par DTH Technologies, société par actions simplifiée au capital de 1 000 euros, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Bobigny sous le numéro 100 766 146 R.C.S. Bobigny, dont le siège social est situé 1 Rue des Bergeronnettes, 93330 Neuilly-sur-Marne, France.

Zenivia est le nom commercial du service proposé par DTH Technologies.

Pour toute question relative aux données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous écrire à : info@zenivia.app.

Dans la présente politique, les termes « nous », « notre » et « Zenivia » désignent DTH Technologies agissant pour le service Zenivia.

La présente politique décrit la manière dont nous traitons les données personnelles dans le cadre :

• de la consultation du site zenivia.tech ;
• des demandes de contact, de démonstration ou d’essai ;
• de la prospection commerciale destinée aux professionnels ;
• de la création et de la gestion d’un compte Zenivia ;
• de la fourniture, de la sécurisation et de l’amélioration du service ;
• de la relation contractuelle, de l’assistance et de la facturation ;
• des intégrations activées par les clients avec leurs PMS, plateformes de réservation ou autres outils.

Elle s’adresse notamment aux visiteurs du site, prospects professionnels, représentants et salariés des clients, utilisateurs autorisés, partenaires et prestataires.

3.1 DTH Technologies en qualité de responsable du traitement

DTH Technologies est responsable des traitements qu’elle détermine elle-même, notamment pour :

• la gestion du site et de ses formulaires ;
• la prospection commerciale B2B ;
• la gestion des demandes de démonstration et d’essai ;
• la gestion des comptes, contrats, paiements et relations clients ;
• l’assistance, la sécurité, la prévention des abus et la gestion des incidents ;
• la gestion des droits et des oppositions.

3.2 DTH Technologies en qualité de sous-traitant

Lorsqu’un client utilise Zenivia pour traiter les messages, réservations ou informations de ses voyageurs, le client détermine les finalités et les moyens essentiels du traitement. Le client agit alors comme responsable du traitement et DTH Technologies comme sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.

Ces traitements sont encadrés par l’accord de traitement des données conclu avec le client. Les voyageurs doivent s’adresser en priorité à la conciergerie, au gestionnaire ou à l’hébergeur avec lequel ils ont réservé. Nous assistons nos clients dans le traitement de ces demandes lorsque cela est nécessaire.

Nous appliquons un principe de minimisation et ne collectons que les données utiles aux finalités décrites dans la présente politique.

4.1 Visiteurs du site

Nous pouvons traiter :

• l’adresse IP et des identifiants techniques ;
• le type d’appareil, le navigateur et le système d’exploitation ;
• les pages consultées, les dates et heures de connexion ;
• les choix relatifs aux cookies et traceurs ;
• les informations transmises volontairement dans un formulaire.

4.2 Prospects et contacts professionnels

Nous pouvons traiter :

• le nom, le prénom et la fonction professionnelle ;
• l’adresse électronique et le numéro de téléphone professionnels ;
• l’entreprise, la conciergerie ou l’organisme représenté ;
• la zone d’activité, le site professionnel et les informations métier publiquement accessibles ;
• le PMS ou le channel manager utilisé lorsqu’il est publiquement indiqué ou communiqué ;
• une tranche ou une estimation du nombre de logements gérés lorsqu’elle est pertinente et licitement obtenue ;
• la source des coordonnées ;
• l’historique des sollicitations, réponses, demandes, refus et oppositions ;
• les informations nécessaires à la prévention des doublons et à la délivrabilité des messages.

Nous ne cherchons pas à collecter de données relevant de la vie privée lorsque celles-ci ne sont pas nécessaires à la relation professionnelle.

4.3 Clients et utilisateurs autorisés

Nous pouvons traiter :

• les informations d’identité et de contact professionnels ;
• les informations relatives à l’entreprise et au contrat ;
• les paramètres du compte, rôles et habilitations ;
• les données de connexion, journaux de sécurité et événements d’utilisation ;
• les échanges avec l’assistance ;
• les informations de facturation et de paiement nécessaires, les données bancaires complètes étant en principe traitées par le prestataire de paiement concerné ;
• les choix de configuration, notamment l’activation du mode semi-automatique ou automatique.

4.4 Données traitées pour le compte des clients

Selon les fonctionnalités activées, Zenivia peut traiter pour le compte de ses clients :

• des messages échangés avec les voyageurs ;
• des références de réservation et de séjour ;
• des informations sur le logement, l’arrivée, le départ, les accès, les équipements et les consignes ;
• la langue utilisée et les préférences de communication ;
• des identifiants techniques provenant des PMS ou plateformes connectés ;
• les corrections ou validations effectuées par les utilisateurs autorisés.

Les clients doivent éviter d’introduire dans Zenivia des données sensibles ou des informations sans rapport avec le service. Lorsqu’une information sensible est exceptionnellement nécessaire, le client reste responsable de la licéité de sa collecte et des instructions données à DTH Technologies.

Les données peuvent provenir :

• directement de la personne concernée ;
• de l’entreprise ou de l’organisme qu’elle représente ;
• d’un client ayant autorisé un utilisateur à accéder au service ;
• de PMS, plateformes de réservation ou intégrations activés par le client ;
• de sites internet professionnels, annuaires professionnels, registres accessibles au public, pages professionnelles sur les réseaux sociaux, salons, recommandations ou fournisseurs de données autorisés ;
• de nos prestataires techniques dans la stricte mesure nécessaire au fonctionnement, à la sécurité ou à la facturation du service.

En cas de collecte indirecte à des fins de prospection, le premier message adressé au professionnel précise la source effectivement utilisée ou une catégorie de source suffisamment précise, l’identité de DTH Technologies, l’objet professionnel de la sollicitation, un lien vers la présente politique et un moyen simple de s’opposer à toute nouvelle sollicitation.

Lorsque le traitement repose sur notre intérêt légitime, nous vérifions que l’objectif poursuivi est nécessaire, que les données utilisées sont proportionnées et que les droits et libertés des personnes ne prévalent pas sur cet intérêt.

Nos campagnes de prospection visent uniquement des professionnels et doivent présenter un lien direct avec leur activité ou leurs responsabilités professionnelles.

Chaque premier message de prospection doit :

• identifier DTH Technologies et le service Zenivia ;
• expliquer la raison professionnelle de la prise de contact ;
• indiquer la source des coordonnées lorsque celles-ci n’ont pas été recueillies directement ;
• renvoyer vers la présente politique ;
• permettre de s’opposer simplement et gratuitement aux sollicitations, notamment en répondant « stop ».

Une opposition, un refus explicite, une plainte ou un rejet permanent entraîne l’arrêt des relances concernées. Les informations strictement nécessaires sont alors inscrites dans une liste d’opposition afin d’éviter tout nouveau contact commercial non souhaité.

Nous n’utilisons pas les données de prospection pour prendre une décision produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs à l’égard des personnes.

Zenivia peut utiliser des modèles d’intelligence artificielle pour préparer, traduire, classer ou proposer des réponses. Selon le mode choisi par le client :

• en mode semi-automatique, un utilisateur autorisé peut vérifier, modifier et envoyer la réponse ;
• en mode automatique, l’envoi automatique est activé par le gestionnaire dans l’interface et peut être désactivé par celui-ci.

Nous limitons les données transmises aux fournisseurs d’intelligence artificielle à ce qui est nécessaire à la fonctionnalité demandée. DTH Technologies n’utilise pas les données personnelles confiées par ses clients pour entraîner des modèles génériques pour son propre compte ou celui d’un tiers sans base légale et information appropriées.

Les fonctionnalités d’intelligence artificielle ne sont pas destinées à prendre, seules, des décisions produisant des effets juridiques ou similaires significatifs concernant une personne.

Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions et qui sont soumises à une obligation de confidentialité.

Selon les services utilisés et les fonctionnalités activées, nous pouvons faire appel notamment aux catégories de destinataires ou prestataires suivantes :

• OVHcloud, pour l’hébergement et l’infrastructure ;
• OpenAI, pour certaines fonctionnalités d’intelligence artificielle accessibles par API ;
• Notion, pour le CRM, le suivi des prospects et certaines opérations internes ;
• Google, pour la messagerie, la mesure d’audience ou les outils de suivi du site lorsque ces services sont utilisés ;
• Asana, pour la gestion interne de projets et de tâches ;
• Bitwarden, pour la gestion sécurisée des accès et secrets ;
• Beds24, les PMS, channel managers et plateformes de réservation activés par le client, pour assurer les intégrations demandées ;
• nos prestataires de paiement, de support, de maintenance, de sécurité, de conseil juridique et comptable ;
• les autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige.

Cette liste peut évoluer en fonction des services réellement utilisés. Une liste actualisée des principaux sous-traitants intervenant dans la fourniture de Zenivia peut être demandée à info@zenivia.app.

Nous ne vendons pas les données personnelles et ne les transmettons pas à des partenaires pour leur propre prospection sans base légale appropriée.

Nous privilégions, lorsque cela est possible, des traitements et hébergements situés dans l’Espace économique européen.

Certains prestataires peuvent néanmoins traiter des données depuis un pays situé hors de l’Espace économique européen ou faire intervenir des entités internationales. Dans ce cas, nous vérifions l’existence d’une décision d’adéquation ou mettons en place des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, accompagnées si nécessaire de mesures supplémentaires.

Des informations complémentaires sur les garanties applicables peuvent être demandées à info@zenivia.app.

Nous ne conservons les données que pendant la durée nécessaire à chaque finalité, sous réserve des obligations légales et de la nécessité d’assurer la défense de nos droits.

Une donnée peut être archivée de manière intermédiaire lorsqu’elle est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

Le site peut utiliser :

• des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement et à sa sécurité ;
• des cookies de préférences ;
• des outils de mesure d’audience ;
• d’autres traceurs soumis au consentement lorsqu’ils ne sont pas strictement nécessaires.

Les traceurs soumis au consentement ne doivent être déposés ou lus qu’après un choix positif de l’utilisateur. Celui-ci peut refuser ou retirer son consentement à tout moment depuis l’outil de gestion des cookies accessible sur le site.

Pour en savoir plus, consultez la politique de cookies de Zenivia.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques, notamment :

• une gestion des rôles et des habilitations ;
• l’authentification renforcée lorsque celle-ci est disponible ;
• le chiffrement des communications et, selon les services, des données stockées ;
• la journalisation des événements de sécurité ;
• des sauvegardes et procédures de restauration ;
• la gestion des vulnérabilités et incidents ;
• la limitation des accès aux seules personnes autorisées ;
• l’encadrement contractuel des prestataires.

Aucun système n’offrant une sécurité absolue, nous réévaluons régulièrement les mesures mises en place et les adaptons aux risques identifiés.

Selon la situation et la base légale du traitement, vous pouvez exercer :

• votre droit d’accès ;
• votre droit de rectification ;
• votre droit à l’effacement ;
• votre droit à la limitation du traitement ;
• votre droit d’opposition, notamment à tout moment pour la prospection commerciale ;
• votre droit à la portabilité lorsque les conditions légales sont réunies ;
• votre droit de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements réalisés avant ce retrait ;
• votre droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, dans les conditions prévues par la législation française.

Pour exercer vos droits, écrivez à info@zenivia.app en précisant l’objet de votre demande. Nous pouvons demander des informations complémentaires strictement nécessaires pour vérifier votre identité lorsqu’un doute raisonnable existe.

Nous répondons en principe dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la demande est complexe ou nombreuse ; nous vous en informerons alors dans le premier mois.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, la CNIL, sur cnil.fr ou par courrier à l’adresse indiquée sur son site.

Lorsque DTH Technologies agit uniquement comme sous-traitant d’un client, nous pouvons transmettre la demande au client concerné ou inviter la personne à s’adresser directement à celui-ci.

Zenivia est un service professionnel qui ne s’adresse pas aux mineurs. Nous ne cherchons pas à collecter volontairement des données relatives à des mineurs pour nos propres finalités commerciales.

Nous pouvons modifier la présente politique afin de tenir compte d’une évolution du service, de nos prestataires ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête du document.

Lorsque la modification est importante, nous en informons les personnes concernées par un moyen approprié, par exemple par courrier électronique, notification dans le service ou bannière sur le site.

DTH Technologies, service Zenivia
1 Rue des Bergeronnettes
93330 Neuilly-sur-Marne, France
Courriel : info@zenivia.app